Koordinasi Antara Kepala Departemen Dengan Koordinator Akhwat


Saya memiliki masalah dengan kepala departemen saya, seringkali terjadi konflik internal departemen yang berakibat kontraproduktif terhadap kinerja departemen, dan sebenarnya saya bingung apa yang salah dengan pola kami memimpin departemen ini.

Salah satu hal yang unik dari organisasi dakwah adalah adanya seorang koordinator akhwat yang mendampingi di sebuah departemen / divisi / bidang dan sebagainya. Terkait peran khusus koordinator akhwat saya sampaikan pada bagian khusus, pada bagian ini saya ingin lebih menekankan pada pola hubungan antara kepala departemen dengan koordinator akhwat. Isi dari tulisan ini bisa disesuaikan tergantung kondisi, sebutlah ketua lembaga dakwah dengan ketua kemuslimahan, atau ketua panitia dengan koordinator akhwatnya.

Pertama Anda baik sebagai kepala departemen ( selanjutnya disingkat kadept ) atau koordinator akhwat ( selanjutnya disingkat korwat ) perlu memahami bahwa Anda adalah seorang pemimpin bagi staff Anda. Bisa dikatakan pula bahwa Anda dengan partner Anda adalah duo pemimpin, yang akan mengarahkan sebuah tim ke arah yang telah ditentukan. Untuk itu semua, maka diperlukan adanya komunikasi dan koordinasi yang jelas agar segala sesuatu dalam departemen berjalan dengan baik.

Pernahkan Anda mengalami sebuah perasaan seperti ini ;

“kemana yah kepala departemen ku ? kok gak ngerti sih kondisi departemen lagi mendesak ?”

“duh, ini korwat kok ganggu aku mulu sih ! gak bisa apa ngerjain sendiri !”

“apa aku salah yah, sehingga ia jadi seperti tidak memperdulikan pendapatku”

“duh, ini ikhwan kok gak percayaan banget sama akhwat, masa semua kerjaan di kerjain ikhwan!”

Terkadang perasan seperti ini bisa muncul antara korwat ataupun kadept. Sebuah perasaan awal yang akan menjadi stimulus rusaknya hubungan di sebuah departemen jika tidak diselesaikan dengan cepat. Jika berbicara tentang pola koordinasi yang baik, saya akan memulai sedikit tentang karakter pria dan perempuan. Ada beberapa perbedaan mendasar yang saya amati antara pria dan perempuan yang mungkin sedikit banyak akan berpengaruh terhadap pola koordinasi ini.

  1. Perempuan cenderung berbicara dengan bahasa yang tidak langsung, sehingga terkadang sulit di tangkap oleh pria. Perempuan cenderung berbelit-beli dalam menjelaskan dan makna inti yang terkandung dalam ucapannya juga implisit. Sedangkan pria cenderung eksplisit dan to the point  termasuk dalam hal mengkritik, hal ini juga terkadang tidak bisa diterima oleh semua perempuan, karena bisa saja jadi menyinggung perasaan.
  2. Pria itu terkadang lambat merespon sesuatu, apakah itu sms atau panggilan telepon, walau tidak semua, akan tetapi cukup banyak juga pria yang meng-cuekkan keresahan tanggung jawab dakwah dari pihak korwat. Hal ini mungkin disebabkan pihak pria butuh waktu untuk menimbang kebijakan.
  3. Perempuan biasanya penuh pertimbangan dalam menyampaikan sesuatu, bahkan untuk sesuatu yang mungkin menurut pihak pria tidak penting. Terkadang karena terlalu lama ditimbang dan tak urung disampaikan, lalu kadept yang bergerak dengan naluri langsung mengambil kebijakan yang mungkin bertolak belakang dengan pendapat korwat.
  4. Pria sering menganggap ringan atau enteng hal-hal yang disampaikan oleh korwat. Pihak korwat sudah berpikir puluhan kali untuk menyampaikan pendapatnya, sedangkan pihak kadept hanya merespon dengan “oh gitu yah, itu sih biasa, dibawa santai aja”

Mungkin sedikit perbedaan ini bisa menjadi kendala dalam menjalankan tugas dakwah yang diemban di sebuah tim ini, akan tetapi tentunya masalah itu bukan tanpa solusi. Untuk kendala diatas ini terkait bagaimana agar pola koordinasi bisa berjalan dengan baik, ketika saya tanya ke beberapa kadept dan korwat di GAMAIS ITB, mereka semua menjawab hal yang sama, yakni KETERBUKAAN. Saya pun berpikir sama, dalam sebuah hubungan yang intens dan rutin maka keterbukaan satu sama lain menjadi hal yang sangat penting. Bagaimana Anda bisa menyampaikan kepada partner Anda tentang keresahan dakwah yang Anda rasakan atau problematika pribadi yang mungkin menganggu kinerja dakwah dan sebagainya. Akan tetapi keterbukaan ini mengakibatkan adanya kepercayaan satu sama lain.

Selanjutnya Anda juga perlu mampu memandang peran satu sama lain secara proporsional dan sesuai dengan kondisi dan kebutuhan yang Anda dalam sebuah tim.

  • Kadept memandang korwat. Korwat adalah sosok wakil atau second leader dalam sebuah tim, dimana ia akan selalu mendukung kadept. Korwat juga berperan sebagai sekretaris tim dan kadept yang memiliki notulensi progress dan laporan dari keberjalan dakwah sebuah tim. Korwat juga yang berperan untuk merangkul staff akhwat. Secara personal korwat juga diharapkan dapat menjadi motivator bagi kadept dan pengingat kadept dikala ia sedang jenuh berdakwah. Kadept bisa juga memandang korwat sebagai belahan otak, jiwa, dan raga ( ini serius ). Karena perempuan itu dikaruniai pola pikir dan sensitifitas yang relatif berbeda, korwat bakal tepat jika bisa diajak sebagai teman diskusi dalam pengambilan keputusan strategis. Korwat juga sebagai representasi dan corong suara akhwat dalam diskusi itu, sehingga sangat tepat untuk saling melengkapi dan menambah wawasan dan  memperluas sudut pandang. Ini sangat membantu terutama untuk kadept dan korwat yang memiliki gaya  dan cara yang berbeda dalam memimpin dan mengambil kebijakan.
  • Korwat memandang kadept. Kadept adalah pemimpin tertinggi dalam sebuah tim, ia berperan, dan tanggung jawab, serta mempunyai kapasitas seorang pemina perlu dimiliki oleh seorang kepala departemen. Karena bukan hanya memimpin tapi juga fungsi pengayom, pembina sekaligus pencipta kondisi nyaman anggota departemen perlu dilakukan oleh seorang kepala departemen. Bukan hal yang mudah tentunya, karena jika Kadept punya kapasitas ini, berarti seorang korwat departemen seharusnya juga memiliki kapasitas ini untuk menyeimbangkan kadept.

Membangun pola komunikasi yang baik antara kadept dan korwat menjadi langkah yang harus ditempuh. Bisa juga dengan membangun nuansa kekeluargaam ketimbang hanya sebatas persaudaraan. Nuansa kekeluargaan dapat membantu semua pihak untuk bisa lebih lepas dalam menyampaikan pendapat. Harapannya adalah terbentuk keterbukaan satu sama lain sehingga berdampak pada kepercayaan antar kadept dan korwat. Akan tetapi tentuny juga perlu adanya batasan dalam membangun komunikasi ini agar keberkahan tetapi terjaga, atau dengan kata lain, walau ada keterbukaan, akan tetapi jangan sampai kebablasan.

  • Komunikasi dilakukan sesuai dengan kebutuhan, tidak perlu sampai dicari-cari kebutuhan tambahan sehingga menjadi alasan untuk berkomunikasi secara berlebihan.
  • Komunikasi dalam hal penyampaian pendapat dilakukan sesegera mungkin. Jangan ditunda apalagi tidak disampaikan. Jika masalah bisa disampaikan dan di diskusikan segera, akan lebih mudah untuk diselesaikan pula, dan tidak ada pihak yang merasa tiba-tiba ditdong oleh masalah.
  • Koordinasi dilakukan secara terbuka hal-hal yang memang perlu disampaikan sebaiknya disampaikan secara jelas dan lugas, jangan terlalu banyak analogi dan penjelasan yang tidak bermakna atau implisit.
  • Dilakukan secara dua arah. Bukan perintah dari satu pihak ke pihak lainnya, sebaiknya  keputusan yang ada merupakan hasil diskusi dari dua pihak. Karena pola hubungan yang dibangun adalah pola saling menghargai, dan sejatinya tidak ada yang lebih baik antara kadept dan korwat. Dengan membuat keputusan bersama, tentu akan berdampak positid terhadap kedua belah pihak.
  • Pembicaraan sebaiknya adalah hal-hal yang terkait dengan tanggung jawab saja. Hal-hal yang  sifatnya pribadi sebisa mungkin di minimalkan. Hal-hal yang sifatnya pribadi boleh disampaikan dengan catatan  terkait dengan amanah yang dilakukan bersama akhwat yang diajak berkomunikasi. Hal ini dengan tujuan untuk saling menjaga satu sama lain, meskipun semua ini tentu akan kembali ke diri masing-masing yang paling mengetahui kemampuannya untuk menjaga hati sendiri dan hati partner dakwahnya.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s